如何“极速”写出一份高质量的PPT

微信公众号：张良计（ID:zhang_liangj）

今天的分享，是关于如何“极速”写出一份高质量的PPT。

实际上，有一些PPT技巧能够大幅缩短我们的写作时间，提高效率。现在一份二三十页的方案，我基本上3小时左右就能写完。

另外，我曾经帮人写过EMBA的论文，对方给我的时间是一个月。最后我一个星期就写完，顺带连答辩PPT也做了，最后顺利通过考核；

我曾经一个通宵的时间写出一份50页的传播方案，最后让客户买单；

我曾经在晚餐时间内弄好一份汇报方案，然后提报给即将到来的客户领导；

这些看似不可能的任务背后，都有着相似的通用技巧。通过长期不断的实践，我认为，极速PPT是可行的。今天Boy 就简单分享一下这方面的心得。

1. 无提纲，不写作

想要极速写好一份PPT，先要从写Word 文档开始。什么意思？

在打开PPT 之前，先打开Word 拟好一份提纲。

过去Boy 多次强调了提纲的重要性，但是没有系统地介绍写法，今天重点分享这一块。

PPT提纲，提供的是方向性的写作指引。它并不是一个落实到细节内容上的写作方法。但是有了这份指引，接下来写PPT就会像工厂的生产流水线一样，一切按部就班，有条不紊。

一份好的PPT提纲，有两个关键因素：主题和受众。

主题，即这份PPT想要阐述的核心问题是什么；受众，即观看（或收听）这份PPT的人是谁。

比如我曾经接到一个主题是：在中国，如何做好足球营销？

受众是客户方的市场总监，而且他是一个外国人。

在动笔之前，我先通过同事打听到这位市场总监来中国不到半年，可以说对本土市场一无所知。他突然接到总部的命令，要在中国开展足球营销来推广品牌和产品。那么这份PPT实际上是对他进行一番“科普”，让他了解中国市场。

想要把这个问题讲清楚，首先要考虑应该从哪几个方向去写？这里有一个原则，叫：

先宏观再微观，先趋势再细节。

宏观，就是大的背景信息。它们并不一定和陈述的主题有直接关联，但却能够潜移默化地影响受众对主题的理解。

微观，就是能够直接回应主题的内容答案。

根据之前掌握的信息，想要为这位市场总监科普在中国如何做足球营销的问题，以下至少4个方向是必须涉及到的：

1. 宏观：中国足球的发展概况？

2. 宏观：中国的足球文化是怎样的？

3. 微观：有哪些比较成功的足球营销案例？

4. 微观：对我们的品牌有什么启示？

这4个方向，基本上按照“是什么，为什么，怎样做”的逻辑顺序进行了铺陈，这叫一级提纲。

在确定了一级提纲之后，我们需要继续对一级提纲中的每一个方向进行纵深细化。

比如“中国足球的发展概况”这一条，继续向下拓展可以拆分成：

a. 中国足球的发展历史；

b. 国家政策对中国足球发展的影响；

c. 中国足球经历了哪些重大的标志性事件；

再比如“中国的足球文化是怎样的”这一条，继续向下可以拓展为：

a. 中国的球迷是怎样一群人？

b. 中国的球迷文化有怎样的特点？

c. 球迷们喜欢讨论关于足球的哪些话题？

d. 他们在哪里讨论？

这叫二级提纲。

当把一级提纲中的每个方向都细化完，就形成一份更具写作性的二级提纲，如下：

1. 宏观：中国足球的发展概况？

a. 中国足球的发展历史；

b. 国家政策对中国足球发展的影响；

c. 中国足球经历了哪些重大的标志性事件；

2. 宏观：中国的足球文化是怎样的？

a. 中国的球迷是怎样一群人？

b. 中国的球迷文化有怎样的特点？

c. 球迷们喜欢讨论关于足球的哪些话题？

d. 他们在哪里讨论？

3. 微观：有哪些比较成功的足球营销案例？

a. 日化品牌；

b. 汽车品牌；

c. 金融品牌；

4. 微观：对我们的品牌有什么启示？

a. 创意表现的启示；

b. 平台资源的启示；

c. 消费者互动的启示；

d. 媒介策略的启示；

这个时候我们再打开PPT，把提纲中的每一个标题都作为PPT里一页（或几页）的标题，此时你就有了一份将近20页的PPT框架（如下图）。



以上就是撰写一份PPT提纲的大致流程。需要重点说明的是，撰写提纲的时候一定要理解受众的需求，尽量保证所列出的内容方向是受众真正需要知道的信息。

还是以刚才的例子为例。假如我面对的市场总监是一个中国人，而且他自己还是个球迷，那么我们的提纲就不用花过多的笔墨在背景介绍上，而是着重在营销方法的分析上。这时第四部分“对我们的品牌有什么启示” 就需要进行更详细的介绍。

记住，知己知彼，百战不殆。




2. 按标准化排版来填充内容

写好提纲之后，下面我们要做的是给每一页PPT填充内容。

打个比方，此时我们已经造好了PPT的生产流水线，接下来要把有价值的信息资料放在流水线上，生产出优质的PPT产品。

关于找资料这一点，我在往期文章《超实用干货：别再用百度找资料了！高薪人士都是这么做的》中做了非常详尽的介绍，这里不再赘述。

大家只用记住，之前PPT提纲中的每一个标题就规定了这一页所需要的信息内容。

比如“中国足球的发展历史” 这一页。想要说清楚这个标题，我们需要在网络上找出各种相关文章，将中国足球的发展历史按照纪事年表的形式罗列出来(如下图，为表述方便，这里都写成中文）。



找到了每一页标题对应的内容，我们就需要把它们按照“标准化排版”来进行填充。

所谓标准化排版，就是最简单粗暴的“标题－文字－图片（或图表）”式排版法。除此之外，所有花里胡哨的装饰，点缀，动画，字体效果等全部不要。

实际上，这是咨询公司最喜欢用的排版方式，因为它不仅能清楚地呈现信息，而且，非！常！节！约！时！间！

比如下面这两张PPT，就是经典的标准化排版。

它们遵循的是下面这种排版形式：



另外一种比较常见的排版是“背景大图＋标题＋简略文字”，这种多使用在PPT的封面，结尾或者中间分章节的地方，作为“休息”页。它起到承上启下，暂停舒缓的效果。比如下面这两张：

它们遵循的是下面这种排版形式：



如果时间紧张，我所有的PPT都会按照上面两种标准化排版的方式来写作。它们基本上能满足90%的PPT制作需求。

如果时间充裕，后期可以根据需要，在这两种排版的基础上做一点变化。比如调整文字区域或缩小图片等等，让PPT看起来整齐划一，而不是绚丽缤纷。





想要极速做出一份PPT，就要把时间精力花在最重要的呈现信息上。PPT的美化只能是锦上添花，绝不是雪中送炭。




3. 反复检查，逻辑自洽

到了这个阶段，我们按照前面搭好的PPT生产流水线，已经将所有信息填充在了PPT框架里。



如果按3小时为一个制作周期的话，这个时候我们应该只剩下半个小时时间检查。此时检查的重点有两个：

a) 每一部分的内容配比是否合适

还记得前面PPT提纲里提到的关键因素吗？

PPT的主题和受众。

最后的检查，就是围绕这两点进行。受众的不同，决定了PPT呈现信息的比例侧重不同。如果对方是一个“初级选手”，那么就要把主题内容放在科普教育上（内容占比60％以上），不要铺陈太多深刻的内容；如果对方是一个“老司机”，那么宏观背景介绍的信息（最多10%）就一笔带过。

写好PPT初稿之后，从第一页到最后一页进行反复阅读。这时每一页PPT的标题就起到了很好的指引作用。通过快速阅览标题来知晓内容信息的大致比例，根据受众的接受程度来调整信息的配比。

b) PPT 是否讲述了一个完整的故事

很多时候，我们做PPT容易做出虎头蛇尾的感觉。

有时，开头很宏大，提出了很多问题，但后面却没有一一对应的答案；

有时，中间部分写high了，完全不顾头尾的篇幅，听众听到一半就昏昏欲睡；

甚至有时，主题拔地太高，一下子不知道该怎么收尾，承上启下出现问题；

这些都是没有从讲故事的角度去设计PPT。任何一份PPT，无论是调研报告，还是商业计划书，抑或是市场营销方案，它们都在讲述一个故事。

既然是讲故事，那么就得按讲故事的逻辑。它就要有：

起因：发现了什么现象？产生了什么问题？

过程：你如何克服困难？你有什么办法解决问题？

结果：最后产生了怎样的后果？你如何去评判这样的结果？

拿一份商业计划书举例，按照讲故事的逻辑线，它是这样的：

起因：你在市场上发现了一个没有解决的需求；

过程：为什么这个需求得不到解决？你有什么独到的解决方案？为什么你的解决方案能够成功？为什么你的产品能够吸引用户？为什么你的服务可以赚到钱？

结果：为了做成这件事，你需要什么资源？为什么偏偏是你能做这个事情？

拿一份市场营销方案举例，它可以是这样的：

起因：你的产品遇到了什么问题？（产品不好卖？品牌形象太差？...)

过程：你想通过哪些方法来推广你的产品？（传播策略？媒介策略？...)

结果：你用什么标准来评判成功？（市场声量？销量？...)

写好一份PPT后，按照基本的故事逻辑线去检查评估，这就叫逻辑自洽。

以上就是Boy 关于极速写作PPT的一些心得。

最后再多说一点。“极速”其实是一个相对的概念，它的重点是提升我们在日常PPT写作时的效率。比如我以前写一份PPT要花三天，现在只要三个小时；你以前写一份PPT要一个星期，掌握了这些方法现在只要两天，这就是进步。

它只是技巧，但在这些技巧背后，很可能是300，甚至3000多个小时的刻意练习。

还是那句话，一切无他，唯手熟尔。

谢谢大家的时间。

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