毕业1年，我用一场活动换来了2年的成长

在 1 月 6 日我们终于结束了第二届运营人的年终聚会，当贤哥作为最后一个嘉宾给大家道别再见时，我内心紧绷的一根弦才慢慢地松弛了下来。

看着 700 位运营人陆陆续续地离开会场，无法想象这场大会竟然是平均年龄只有 24 岁的 7 个人举办的，更加没想到我才毕业仅仅一年就得到机会来负责这场如此大型的活动。

回想整个活动的筹备和执行，我至今依旧觉得惊心动魄，其中的故事和切身的体会，趁着下一个项目还没开始冲刺，在这里和大家分享一下。

活动遇到的第一个困难就是选择场地的问题，场地选多大？时间定在什么时候？应该选什么样的风格？

起初我们计划把聚会举办时间定在 12 月中旬，这样刚好契合年终聚会的主题。但当时已经是 11 月份，年末又是场地租赁的旺季，对于提前 1 个月才寻找场地的我们来说，情况非常被动。

在活动场地的寻找过程中我们看了很多地方，酒店、会场、俱乐部等等，甚至因为想提高大会权威还找过中国互联网金融中心，价格和现场效果都很不错，不过后来因为跟聚会气质和人群定位不相符选择作罢。

我们还找过全上海最具逼格的上海梅赛德斯奔驰文化中心音乐厅（就是罗振宇跨年演讲的场地），可惜它的 12 月排期全满，连周五都被抢光了。

苦苦寻找，却始终找不到理想的场地，没想到年终聚会的第一步就如此艰难。此时我们只剩下两个选择：要么坚守举办时间，选择一个差一点的活动场地；要么继续寻找合适的活动场地，但是这样就要推迟到 1 月份。

经过痛苦的权衡，我们最终选择了后者，将聚会时间定在了 1 月 6 日。

将聚会时间放到 1 月份后，我们有了更多的场地选择，此时另一个问题出现了：到底选多大的场地。

一开始贤哥问我想让聚会到多少人，我说年底了大会很多，而且在 1 月 6 日那天有 3 场互联网圈子的活动，所以 300 人比较靠谱。

贤哥脸一沉，连续问了我三个问题：

• 去年年终聚会多少人？
• 当时我们的公众号关注量多少？
• 300 人的会你做下来觉得值得一说吗？

说完，贤哥一拍桌子：“500-1000 人之间，不商量了就按照这个目标去冲。创业本身就一场赌，何不惊心动魄点呢？”

还没等我回答那 3 个问题，贤哥就已经把我架到了一个非常高的台阶了。作为不太会拒绝的佛系运营，我连忙点头：“贤哥，就照你说的来！”

聚会时间和人数确定后，在运营社@wendy 的帮助下，我们非常快地找到了第二届年终聚会的场地——上剧场。虽然场地价格贵得我肉疼，但是它的那种文化底蕴着实让人无法拒绝。

运营思考：我们做决策的时候总想着能够尽善尽美，但现实总归会有不如意的地方，这时候一定要选择放弃一些维度。

我们花了近 10 万租了可以容纳 700 人的上剧场，这意味着我需要在 1 个月时间里找到 700 位运营人到上海来参会。如果成了的话它会是上海迄今为止规模最大的运营人大会，如果不成的话就是运营圈最尴尬的会了。

就这样，作为从未组织过大会的运营新人，我在兴奋和焦虑中开始了艰难的活动推广。

这次大会我们把几乎所有跟运营相关的微信公众号平台都叫来帮忙宣传，无论是关系近的还是关系远的，能够合作的都拉来进行合作。

到哪去找这么多渠道？机智的我想到一个办法：就是寻找同行办过的线下活动推广文案，看他们的合作平台有哪些，然后挨个找这些平台谈合作。各种艰辛不表，反正我想谈成的合作最终都谈成了。

谈成合作只是第一步，合作过程中又有了新的问题：开始我为了加大宣传力度，让多家平台同时进行宣传；效果确实很好，但是看着源源不断涌入的流量，我不知道这些流量是哪家的宣传带来的。这样的话，一方面我无法做有效的数据分析，也就无法迭代优化宣传方案；另一方面，我无法判断哪家平台更优质，也就无法为下次活动积累经验。

所以我立马更改方案：尽量每天只有 1-2 家平台进行宣传，并且及时查看售票后台并做记录，这样可以将好的渠道做好标记方便以后再次进行合作。

通过这次大会的宣传，我还总结出来一个经验：渠道推广的售票转换率大约为 0.5%，要把 700 张票卖出去，各渠道的总阅读量就得 14w 左右。

幸福总是来得那么突然。本想着 700 张票如果实在卖不出去的话，就邀请一些熟人过来捧场， 或者在各渠道宣传的时候免费赠票，那怎么地也差不多能把场地坐满。但是没想到门票在活动开始前的两个礼拜就被抢购一空了。

由于门票出人意料的抢手，一个我从没想过的问题出现了。

之前做线下沙龙时我们就发现，越临近活动时间买票的人越多，这次年终聚会也保持着同样的规律。在门票卖完之后的两周里，我们每天都会收到很多没有买到票的小伙伴私信，问能否增加站票，甚至有的小伙伴说可以自带凳子来大会现场。

那这时候该不该扩充座位呢？

说不动心是假的，根据会后的统计，如果我们满足所有的站票请求，门票收入会是我们实际收入的 2 倍左右，这样我们不仅不会亏钱，还能大赚一笔。但是 16 年年终聚会我们其实在这方面吃过亏，120 人的场地坐了 150 人导致现场很炸。今年为了保证聚会现场的良好体验，我们选择经受住金钱的诱惑。

后来，事实证明了这种做法是正确的。因为这种一票难求的感觉，我们的团队和有票的小伙伴都格外珍惜这次大会。

活动当天，有 20 多位买过票的小伙伴因事未能到达现场，这是线下活动必定会出现的状况。但是令我们惊喜和感动的是，还有一群小伙伴虽然没买到票，但还是不甘心地来到我们的活动场地，对着我们的会场望眼欲穿。所以，我们就将这些空出的座位安排给了这些铁杆粉丝。

运营思考：如果给嘉宾或者媒体预留的座位不够的话，可以在活动现场把未能到达现场的位子给他们座，一般容错人数控制在 3%-5% 左右就好。

700 张票供不应求，除了渠道的推广，也离不开给力的年终聚会嘉宾阵容。

参加过大型线下活动的同学应该都知道，大会的上座率很大程度上取决于分享嘉宾的咖位和数量。所以当时我们就有一个想法：一定要打造豪华的嘉宾阵容，这样才能让我们的大会足够牛逼。坦白讲，经过努力我们差不多做到了。

但是现在让我去评估这种嘉宾邀请策略，我会说其实分享嘉宾并不一定要这么多。为什么呢？

首先整个活动时间只有 4 个小时，嘉宾人数一多每个人就只有 20 分钟的时间来做分享，这对于嘉宾来说时间太短，有些内容讲不完讲不透彻，而对于观众来说没能够学到足够的干货知识，这样是很不好的。

其次对于组织方来说，这大大增加了我们的沟通成本。嘉宾的分享主题、行程、住宿、饮食、是否带人参会等等，所有的问题都需要和嘉宾进行单独详细的沟通，人数一多这个成本非常的高。

而且嘉宾人数多，不可控因素发生的概率就会非常的高，比如在这次大会我们邀请的嘉宾徐老师身上，就出现了 2 个不可控的因素：

1）嘉宾不确定能否参加怎么办

在大会宣传前，我们邀请了深夜发媸的徐老师，希望她能够作为嘉宾来现场进行分享。但是因为邀请时间较早，徐老师个人也在年末期间比较忙，暂时不确定能否出席。那宣传的时候该怎么办呢？宣传文案上是写还是不写？

在这里个人的意见是如果嘉宾较多的话可以暂时不用写上，等确定好后再在宣传文案上进行更新。如果嘉宾较少的话可以先放在上面进行宣传，但是不要把 ta 放在最前面，以免造成来不了的尴尬。

2）嘉宾临时有事不能来了怎么办

最终徐老师确定了要出席大会，但是偏偏就在活动开始的前一天！！！徐老师给我们发消息：因为身体原因，来不了了！

晴天霹雳啊有没有！要知道好多参加聚会的小伙伴都是因为想看徐老师真容才来的啊！好在徐老师派自己团队的微博总监来进行分享，这才将损失降到了最小（在此感谢徐老师团队）。

深夜发媸微博运营总监七帝

嘉宾临时有事是做活动策划的人无法避免的问题，如何解决就要看这个事情是什么时候发生的：

如果在大会开始的前一周，那么你可以继续寻找相同量级的嘉宾来进行替换。

如果在大会开始前的 2-3 天，没有时间寻找其他嘉宾的情况下，建议在宣发时候把这件事情进行隐瞒（虽然对不起参会人员），在活动现场致歉并且延长其他嘉宾的分享时间来进行弥补。

时间场地选好了，嘉宾找到了，票也卖完了，那接下来就是活动现场了。

因为去年有过线下活动的经验，这次的活动布置也避开了很多坑，无论是场外互动、排队取票、嘉宾接送，还是场内 PPT 的播放，现场每个环节都做得井然有序。

而且为了能够让观众感受到用心，我们在每个细节都做到了极致：

1）很多不能来现场的外地的小伙伴在后台留言问我们大会是否会有直播，一开始我们是打算找个免费的直播平台比如映客、花椒进行手机直播。但想想这样对于一场 700 人的大会来说显得过于随便，所以我们直接花钱请来专业的直播团队进行场内直播。

2）为了让用户有分享点，我们也找了专业的摄影团队现场拍摄照片，我们也第一时间将嘉宾的照片和分享的金句做成图片发放到群里面方便分享传播。

3）这里不得不说的就是嘉宾的 PPT，起初每个嘉宾的 PPT 风格都是不统一的，为了让用户觉得现场的 PPT 是个整体而不凌乱，我又重新把每个嘉宾的 PPT 进行修改整理，甚至有些图片都是重新一笔一划画出来的。

而且有些嘉宾在活动开始的前一天才把 PPT 发给我，你能想象活动当天我还在修改嘉宾的 PPT，直到凌晨 4 点半吗？

当你用心去做一件事情的时候最终的结果往往不会太差。用户是聪明的，只要你用心，做出来的的东西他们都能够感受得到。

很多平台在做完线下活动后，用户也就说散就散了。在筹划这次大会的过程中，我一直在思考，我们的大会相比其他的大会，除了嘉宾的干货分享之外，还能够给到什么不一样的东西，使大家对这个活动印象深刻？

既然运营社是做运营人成长服务，那么我们就要让聚会现场充满干货，所以我们最后给大家做了 5 个干货彩蛋。其中最最给力的是运营知识地图和《2017运营人生存现状调查报告》。

说到这个运营知识地图，对于参与者之一的我来说整个过程是异常痛苦的。因为老板贤哥的要求是要把它按照行业 TOP 1 的标准来制作，所以知识点的整理、编写、修改、制图，每一步都是整个团队花费整整 2 个礼拜用心投入做出来的。

在活动现场，当地图被搭建起来的那一刻，我感到所有的努力都是值得的。

我已经知道有公司拿着这个地图组织员工集体学习了。

写到这里差不多就结束了，这次运营人年终聚会的筹备和执行让我感觉自己成长了好多。回顾整个复盘，我最有体会的是这 7 点：

1）学会做减法

嘉宾做减法，流程做减法，如果不能做到极致就把它砍掉。

2）学会做决策

挖掘问题背后的一连串连锁的问题，只有找到了活动成败的关键所在，才能够做好决策。

3）学会找合作

在你能量比较小的时候可以把一些传播的事情分包给合作伙伴，不过合作并不代表你可以不操心。

4）学会做策划

一场成功的活动，或者说让人感到舒适愉悦不尴尬的活动，离不开前期详实的策划，活动预算表、执行甘特图、常见清单都要具体到 0 基础运营都能够看懂才算到位。想看我的策划书，在运营研究社公众号后台回复「策划书」即可。

5）学会做累加

活动结束后，一定要给用户留下能够记住你的连接点，通常这种连接点不会是嘉宾的分享，而是你的活动品牌和产品周边。随着我们与用户间连接点的累积，我想第三届运营人年终聚会应该可以成为行业标签。

运营研究社周边

6）学会做品牌

运营人年终聚会对运营社来说是一次品牌露出，做品牌的核心是：让用户因为成为你的粉丝而感到骄傲，而非尴尬。

7）学会做杠杆

100 人、300 人、700 人、1000 人、10000 人，不同的活动规模可以撬动的资源完全不是一个量级，推荐大家把活动规模做到超过自己能力的 2 倍！

最后的最后，还要感谢我们的金主爸爸网易游戏的赞助支持。感谢上线了、人人秀、新媒体管家的协作主办。感谢我们的合作方 AbieSlide、VPhoto、八轨现场、活动行、多会、Phycho、达达速记对活动的帮助。

还要特别感谢为这次年终聚会操劳的志愿者们：时雨，陆导，史媛 ，丁丁，魏宇，英伦小兔子，何帅，聂彬，陈紫薇，ZHANG，蔡晓东，鹿导，张扬，活了个该，波登，夜尘。因为有了你们的帮助，这次大会才额外顺利。

活动结束后，贤哥问我 18 年的年终聚会打算定个多少人的目标，看着贤哥似笑非笑的脸，我总感觉他在考验我，迫于压力我试探性的说了一句，那就 2000 人吧？

“好！明年的年终聚会 2000 人的 KPI 就交给你了，好好干哈！”

“mmp，我被坑了。”当然这只是心里想法，表面上还是微笑着对着老板说：

“老板，18 年的年终聚会 2000 人没问题的。”

文：套路编辑部@运营研究社

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