管理者要学会运用“5W2H”法则

沟通是支起彼此之间交流与维护良好人际关系的重要途径。只要是生活在社会中的人，都离不开沟通。无论是亲人之间，还是朋友之间，也无论是上下级之间，还是同事之间，都需要正常的沟通。在管理过程中，如若不然就会导致信息链条的中断、人际关系变得疏远、团队人心涣散，企业管理过程中充满对抗、冲突、扭曲和伪善。

管理者经常会花费很多时间来对下属进行合理化管理，其中最普遍、最常见的管理方式就是下达命令。一个管理者每天可能要对不同的下属下达不同的命令，这些命令通常是下属在工作中的方针和目标。实际上，下属工作的好坏与是否积极，在很大程度上与管理者下命令的方法有关。比如，如果管理者下达命令很僵硬，给下属造成一种压抑的感觉，自然下属在执行命令时就不能很好地实现自己的工作了。

作为管理者要学会正确的下达命令，即运用“5W2H”法则。

What:针对什么事？目的是什么？下属要做什么？即明确工作、任务的内容。

Who:由谁来执行？谁来具体完成？谁来负责？即明确工作、任务的对象。

When:何时能够开始？何时结束？何时做检查？什么时机最适宜？即任务的时间表。

Where:何处？在哪里干，从哪里开始？又要在哪里结束？从哪里入手？即任务的空间位置和变化。

Why:为什么要这么去做？理由是什么？原因是什么？这样干的必要性是什么？有没有更好的办法？即明确任务的目的，告诉下级事情发生的重要性，从而促使他们更负责任，或受到激励。

How:如何做事情？应该用什么方法去做？即任务完成的程序、方法设计。

How much:做到什么程度？达到多大的数量？质量水平又是如何？费用产出如何？即任务的问题与解决方法。

究竟下达命令有无必要呢？在实际管理中，许多管理者本人并没有弄清楚某些命令的必要性。比如，当一个管理者工作处在忙碌状态，突然有一件紧急的事情需要他亲自处理，他将手头的工作安排给下属去完成，但是下属对这件事情的来龙去脉并不够清晰，为了完成工作，下属需要不断地向管理者询问有关事项和发展情况。管理者接受下属询问的时间反而比自己亲自完成花费的时间更多，那么这就是一条没有必要的命令。作为一名管理者，要想更好地去下达命令，不妨选择一种既能够让员工接受，又能够达到很好的办事效果的手段。在工作中，管理者试着用软硬兼施的手法来促使下属积极地去完成工作。

一家大型电器企业的老板工作十分繁忙，一次他将接待外国客户的工作交代给了销售部经理小陈，小陈是一个精明能干的员工，只是有的时候工作起来不够认真，对待事情不够重视。

老板内心明白接待外来客户是十分重要的一件事情，这直接关系到自己的企业能否打开国际市场。于是他将小陈叫到办公室，认真地对其说：“周六有一个外国企业代表来咱们公司，你代表公司去接待一下，本来这件事情我想要亲自去做，只是我还有其他安排，你就代表我去接待一下吧。”小陈听了老板的话，心中喜悦，心想老板让我代表他去接待外国客户，可见老板是多么认可我。紧接着老板说道：“切记，他们对我们公司打开外国市场很重要，这件事情不能有任何的失误，你必须认真对待，如果出现差错，后果很严重，你也对不起我对你的信任。”小陈听了老板的话，又感觉自己身上的担子很重，自己要努力做好这次工作，不然对不起老板对自己的信任。

在这次接待外国客户的工作中，小陈既谨慎又小心，最终外国客户很爽快地签下了合作合同，小陈的任务圆满完成了。

管理人员在下达命令的时候，一定要根据员工的性格特点和工作态度去选择下达命令的方式，千万不可只强硬地命令，不积极地鼓励。每位员工都希望得到上司的鼓励，如果上司肯鼓励你的员工，那么他们就肯认真地去完成工作。

小朱是一家印刷公司的物流人员，他讲述了自己的亲身经历。“有一次，上司要求我去安排好发往上海的货物和车辆，我本来很有动力，不料上司却说‘你必须安排好这个工作，有任何闪失，我让你吃不了兜着走。’听了上司的话，我心里感觉压力特大，这项工作对于平时的我来讲也不算什么，但是上司这么一说让我感觉这项工作太困难了，最后我还是因为太紧张没将工作做好。当然，上司也没有给予我太大的处罚，只是他下达命令的口吻太强硬了，会给我造成很重的负面心理”。

管理者在下达命令的时候，一定要注意自己语言给下属带来的心理影响力，尽量不要因为自己的语言给对方造成紧张的气氛，不然再容易和简单的工作也会引起下属的心理紧张，从而犯错也就成了家常便饭。

管理者在下达命令时，要做到一手软一手硬，应该注意以下事项：

第一，鼓励员工，增强其自信心。管理者的语言在很多时候是具有强大力量的，如果想要让自己的员工很好地去完成某项工作，不妨先给其一定的自信心，鼓励其积极地去完成工作。

第二，恩威并重，“威”是不可少的。作为管理者，也应该有一定的威严所在，如果不能够真正地做到这一点，自然也就不会得到下属的重视。

第三，做到赏罚分明。如果你在下达命令时，答应了任何的奖励措施，下属达到了你的要求，你就应该实现诺言。同样，你说出的处罚措施，也没有必要食言。