5W2H分析法解析：应用场景+应用案例

5W2H分析法在二战中由美国陆军兵器修理部首创，用五个W开头和两个H开头的英语单词进行设问，提供解决问题的思路。有助于弥补考虑问题的疏漏，后被广泛用于企业管理和技术活动。

5W2H对于决策和执行性的活动措施也非常有帮助，可用于企业管理和技术活动决策和个人行为决策的情况分析和梳理。

5W2H是一种高效的调查研究和思考问题的方法，提供了系统的提问技巧，用来发掘问题的真正根源所在，有助于形成清晰、条理的解决问题的思路及关键决策。5W2H包含了7个问题方向的引导，每个问题可以按照实际细化出多个相关问题，例如：

5W2H的应用场景

5W2H分析法作为企业管理和技术活动决策最常用的分析方法之一，可应用于组织及个人工作中的各个方面。如任务安排的全面性检查、产品功能设计的完整性、诊断与改进的问题解决等诸多场景。

1. 安排工作任务

5W2H分析法可用于上级给下级安排工作或布置任务时，检查工作的安排是否全面、细致。相应地，下级在接到工作任务时，也可以按照5W2H分析法的问题维度与上级进行核对和确认，以确保信息传递完整，能够按照要求完成工作任务，少走弯路。

2. 产品开发与创新

企业在进行产品开发或增加新功能时，也可按照5W2H分析法进行分析。针对要开发的新产品或新功能，按七个方面考虑产品的设计思路，每个方面的构思都将成为新产品或新功能开发方案中的重要内容。如某产品设计更新时，可考虑：

3. 管理诊断分析

5W2H分析还可以用于各类管理体系内的问题诊断、分析和改进等场景。如在质量管理中，工厂车间生产的某个产品有质量问题时，可以按照5W2H分析法去追踪质量问题发生的时间（When）、生产环节（Where）、当事人(Who)、质量现象(What)、原因(Why)、问题产生的经过(How to do)以及造成的损失(How much)，快速分析、层层质疑，识别质量问题产生的根本原因，找到解决质量问题的方法。

4. 工作汇报

5W2H作为系统思考的一种方法，也可用于进行工作汇报。个人、部门向上级进行阶段性汇报、年度总结时，可按照5W2H的思路进行主要工作内容的梳理，如：

• Why何故：为什么汇报这几件事项，这些工作分别是为达到什么目的。
• What何事：汇报哪些事项，分别是ABC……
• Who 何人：这些事项分别由谁参与，如何分工。
• Where 何地：工作事项在哪些地点开展。
• When 何时：工作事项分别是何时开展、何时结束，或处于什么进程。
• How to do：这些工作事项分别是如何安排、计划和实施的。
• How much：这些工作事项计划产出是什么，目前取得哪些成果/效益，预算是多少，工作的要求标准是什么。

5W2H的应用案例

5W2H分析法本身很易于理解和掌握，难点在于要养成5W2H的思考习惯，并在工作中不断使用。这样在面对更复杂的决策和分析时才能够熟练运用，让学习和工作变得更简单、快捷和有效。那该如何应用5W2H分析法呢？参考以下几个应用案例来快速代入一下这个思维模式。

案例1.团队沟通

在部门内部或项目团队中，沟通是工作中重要的组成。高效的沟通将减少重复次数和会议时间，大大节省时间成本。将5W2H分析法应用于团队沟通中，从七个方面界定、表述沟通的内容问题，可提高团队之间的沟通效率，有效掌控事件的进展情况；也有助于全面思考问题，避免在沟通中遗漏重要内容。

例如，项目成员在向项目经理汇报完项目进度后，项目经理可通过询问以下问题，更全面了解项目的整体进展情况：能否理解交付的某项要求（What）、是否需要增加人手（Who）、费用和进度是否可控（How much & When）、还有哪些困难（How to do）等。

案例2.软件功能开发

某软件设计公司需要在客户原有的系统上增加功能，以满足客户应对项目不断增加后的精细化管理要求。用5W2H分析法进行详细的分析，以更好地统筹工作安排实现和系统功能开发：

1) Why统一工作目的

为什么要做？对于软件公司来说，是提高二次签约率和增加收入，还是为了增加客户粘性去做。如果软件公司不做，有没有替代方案解决客户提出的功能开发需求？是不是需要推荐其他公司做？在确定本次功能开发做或不做之前，需要软件公司和客户双方都能明确本次工作的目的。

2) What定开发的工作内容

本次功能开发对于软件公司的工作是什么？是对其他产品的某项功能做迭代、二次开发，还是要做全新的开发？

对于客户的工作是什么？是客户已有精细化管理的具体目标和思路，提出明确开发的具体的功能需求；还是需要软件公司来引导客户识别并聚焦在重点功能需求上，摒弃一些本次不重要也不紧急的、零散的功能诉求。

3) Who定项目相关方

针对本项目软件公司应该外包还是由内部开发？项目组成员应如何配置分工？由谁来对接客户？由谁对项目质量负责？

4) When定开发的计划和进度

确定功能开发的计划相关问题，如：客户要求什么时间上线系统功能？软件公司在什么时间能完成编码、测试和正式上线？客户现在上线该功能是否为最佳时间？

5) Where定工作场域

系统功能开发项目组是否需要到客户单位驻场？系统测试是否需要在客户的系统环境下测试？项目沟通的地点在何处？

6) How to do定实施方案

双方项目组及相关人员需要对功能开发的具体实施方案进一步明确。如，选择什么样的系统开发环境，需要什么配置？当出现进度延误时如何提高效率追赶进度？项目实施的具体工作步骤如何安排？工作质量如何保证？

7) How much定成本和收益

软件公司针对项目的交付及产出需要有所预期：如成本费用有多少？投入多少人日？项目合同额是多少？

通过上述的5W2H的七类问题，让软件公司对此系统功能开发项目有进一步的思路和解决方案。

案例三.问题诊断

某公司有一类项目延期交付率很高，公司希望通过调查和诊断，找出延期的主要原因，提高这类项目的正常交付率。可采用5W2H的问题进行诊断：

1) Why：通过几个why层层发问找出根本原因，而不是仅看到事件的表象。对于每一个原因，应该分析原因背后的原因。

某生产项目为什么会延期？可能会是人员不够、设计变更、供应商供货不及时、产品返工或客户要求工期紧等某一方面或多方面的原因。例如，因为测试时产品满足不了质量要求而延误交付。通过进一步调查，发现不满足测试要求是因为某元器件总是损坏，损坏的原因是电路设计时没有考虑电流可能有过大的情况。后来发现是因为硬件工程师参与该类项目的时间较短较晚导致部分设计信息不了解，主管设计也没有对设计进行核对。因此，公司对产品设计的质量把关不严是造成本生产项目不能按时交付的主要原因。

2) What：有哪些这类项目出现了延期交付？统计这类项目延期的具体情况，区分不同项目延期的天数和项目的规模等信息。

3) Who：项目延期是由公司内部其他部门、项目团队，还是由外部客户或供应商造成的？内部项目团队的责任人是什么岗位、角色？

4) When：延期交付一般发生在什么时间，年初、年末、还是项目较多的时间？对于项目进度控制，采取了哪些措施？这些措施有没有落实？

5) Where：项目延期是因何处造成的？是在供应商方加工或调试时、本公司生产时、还是在客户方调试时造成的？

6) How to do：针对项目延期做了哪些预防措施？事先有哪些风险预警和防范措施？

7) How much：项目延期给公司带来了什么影响，造成了什么损失？

通过梳理这七类问题，该公司对某类项目的交付和运作效率有了系统的、体系化的改善思路，优化了内部的项目实施流程、职责分工和工作标准，最终改善了该类项目的延期情况。